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バージョン3:オペレーター用クライアント用

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導入事例

エー・アンド・パートナーズ税理士法人様

エー・アンド・パートナーズ税理士法人 東京事務所が、3月11日の東日本大震災の後の確定申告の提出業務を、ISL Onlineを使って、どのように完了させたかを、山田拓巳マネージャーに詳しく聞きました。


エー・アンド・パートナーズ税理士法人について
新潟と東京の二箇所を拠点とする税理士法人。代表は、経営コンサルタントして多くの著書がある岡本吏郎氏。従業員数11名。東京事務所は4名。山田氏は東京事務所のマネージャー。


3月11日から3月17日にかけてのエー・アンド・パートナーズの勤務態勢

日付 内容 備考
3月11日(金) 地震発生 スタッフに怪我無し。事務所に被害無し。
スタッフ4名のうち、山田氏を含む3名が事務所に宿泊
(この日、クライアントの確定申告の電子申告を行う予定だったが、地震のため延期)
3月12日(土)、 13日(日) 休日  - 
3月14日(月) 朝も電車動かず。
急遽、在宅勤務に
ISL Onlineを使って自宅から電子申告作業を行う
3月15日(日)から
3月17日(木)
在宅勤務 出勤可能な一名のみ通常出勤
3月18日(金)~ 通常勤務を再開  - 

3月11日。事務所に被害はなかったが、帰宅はできなかった

— 3月11日、2時46分にはどこにいましたか。

東京都内の事務所にいました。外出の準備をしていたら、とつぜん大きな揺れがありました。その後、ネットなどを通じて、これが大地震であることが分かったので、その日の業務は定時を待たず終了としました。

事務所では、本が少し倒れただけで特に被害はなく、スタッフにも怪我はありませんでした。その日は、私とスタッフ二名が事務所に宿泊。帰宅は、翌日の早朝となりました。

— その時点(12日 土曜 朝)では、 翌週14日(月)の業務はどうするつもりだったのですか。

通常どおり出社して勤務するつもりでした。地震が起きた11日は、クライアントの確定申告の提出作業を行う予定でした。地震の起きた2時46分までに約半分は完了していましたが、残り半分が提出できなかったので、それを月曜に出社して行う予定でした。

3月14日。急遽、在宅勤務に。ISL Onlineにより電子申告の作業を遠隔操作で実行

— 3月14日(月)は出勤できましたか。

当初は出勤するつもりでしたが、電車がまだ動いていなかったので、その日の出社は不可能と判断。自宅パソコンからスタッフに、「出勤が不可能な人は自宅待機してください」とメールを打ちました。

都内に住んでいる庫川だけは、地下鉄が動いていたので出勤できましたが、私と横浜の二人は、結局、在宅勤務になりました。

— 確定申告の提出はどうしたのですか。

ISLOnlineを使って電子申告しました。

赤線はISL OnLine接続による遠隔操作

— 具体的な手順を教えてください。

自宅パソコンから、事務所のパソコンを遠隔操作して、電子申告用サーバに接続しました。

電子申告用サーバ(※1)は、新潟本社にあります。地震がなければ事務所から新潟サーバに接続して申告していたところでした。しかし、15日は、私は在宅勤務で事務所に行けなかったので、出勤していた庫川に急遽電話して、自宅パソコン(※2)と、事務所のデスクトップパソコンをISL Onlineで接続してもらい、そこから新潟サーバに接続して、申告作業を行いました(右図)。

※1 エー・アンド・パートナーズはTKC全国会の会員です。「電子申告用サーバ」とはTKCのシステムがインストールされたサーバを指します。
※2 会社配給の業務用ノートパソコンであり、私物パソコンではありません。

普段から使い慣れていたので、いざという時も焦らずにすんだ

— 「災害発生時は、ISL Onlineを使って、自宅から会社パソコンを遠隔操作する」ことは、あらかじめ決めていたのですか。

いえ、事前に手順を策定していたわけではなく、15日(月)の朝にスタッフと話し合って決めました。

ISL Onlineは、クライアントのパソコンを遠隔操作するなどの用途で、ふだんから使い慣れていたので(※)、「出社できないのなら、自宅からISL Onlineで事務所のパソコンを遠隔操作すればいい」とは、スタッフ各自に、ごく自然な発想として浮かびました。その日は、横浜の大江も同じくISL Onlineを使って電子申告を行いました。

赤線はISL OnLine接続による遠隔操作

— 電子申告の〆切まであと一日。なのに出社できずに自宅から遠隔操作で綱渡りの申告となりました。あせりましたか?

前述のとおり、ISL Onlineによる遠隔操作には普段から慣れていたので、あわてることはありませんでした。

— しかし、庫川さんが出社していなかったら、会社のパソコンの遠隔操作はできなかったのでは?

そのときは新潟本社に電話して、本社のパソコンを自宅からISL Onlineで遠隔操作して、電子申告していたでしょう(右図)。

— ISL Onlineがなかったら、どうしていましたか。

そのときは、新潟本社に電子申告の業務そのものを、そっくり委託するしかなかったでしょう。時間と手間がかかっていたはずです。

※ エー・アンド・パートナーズがふだんISL Onlineをどのように使っているかを記した導入事例はこちら

遠隔操作の電子申告。30通の申告を2時間で処理

— 自宅からの、パソコン遠隔操作はスムーズにできましたか。

自宅の回線がフレッツ光だったこともあり、遠隔操作はストレスなく行えました。その日は約30通を申告しましたが、作業は1~2時間で終わりました。

— 在宅勤務はいつまで続いたのですか。

3月14日(月)から17日(木)の4日間です。翌18日から通常勤務に戻りました。なお、労務管理上は、在宅勤務中もすべて「出社扱い」としました。

産休社員の在宅勤務への応用も検討

— 今回、在宅勤務を経験して、何か気づきはありましたか。

夏から産休に入る小林氏

「税理士の仕事は在宅でもできる」と改めて実感しました。在宅勤務は、災害時だけでなく、普段から取り入れてもよいのかもしれません。

実は女性スタッフの小林がもうすぐ二度目の産休に入ります。前回2年前の産休の時は、代わりの臨時スタッフを雇いましたが、今回は、ISL Onlineを使って在宅勤務してもらうことも検討しています。

臨時スタッフを雇うのも労力がいりますし、小林にしても、産休中も何らかの給料が入った方が良いと思いますし(※)、「産休」よりは「在宅勤務」の方が、会社と小林の両方にとって良いと思いますので。

個人的には、税理士業や簡易制作業のような、1). 大きな設備を必要としない、個人プレー型(内職型)の勤務形態であり、かつ、2). 出産・育児世代の女性スタッフが多くいる会社ならば、オンライン在宅勤務が有効であるように思います。

※ 小林氏は、正社員ではなく、時間給の契約スタッフです。

<第二部>

— 今回、エー・アンド・パートナーズ様が使ったのは、ISL Lightです。現在、ISL Onlineファミリーには、ISL AlwaysOn、ISL Pronto、ISL Groopなどのソフトウエア群も追加されています。いずれも在宅勤務に便利なソフトだと思うので、今後のご使用を検討いただければ幸いです。

それって追加費用はかかりますか?

— かかりません。月々の使用料は今と同じで、使えるソフトの数だけが増えます。ですから「使った方がトク(使わないと損)」ということになります。

なるほど、では、それぞれの製品について教えてください。

ISL AlwaysOn(常時接続型の遠隔操作)への感想 ~「非常時に役立ちそう」

— まずISL AlwaysOn。これはAlwaysOn(常時オン)の名前のとおり、ISLが常時接続(いつもつなぎっぱなし)となり、遠隔操作が常に可能になります。

今回の在宅勤務のときは、偶然、出社していた庫川に電話して、会社のデスクトップと私の自宅パソコンをISL Lightでつなぎました。でも、ISL AlwaysOnがあれば、庫川が出社できなかったとしても接続(遠隔操作)が可能だったということですか。

— はい、そうです。会社に24時間電源オンのパソコンを一つ用意しておけば、山田さんの自宅パソコンからいつでもそれを遠隔操作できます。

それは災害など非常時には、有効な仕様ですね。

ISL Pronto(企業用チャットツール)への感想 ~ 「遊べない仕様なら良いと思う」

— 次にISL Pronto。これは企業用チャットツールです。社員2、3人での、ちょっとした打ち合わせを、チャット(おしゃべり)ツールを使って行います。

チャットですか…。そう聞くと少し抵抗がありますね。実は、むかし新潟・東京間のコミュニケーションにチャットを使おうと試みた経験があります。しかし、社員同士が、仕事の会話じゃなく「おしゃべり」を始めてしまったので、全面禁止にしました。チャット(おしゃべり)っていう名前がよくないのでしょうか。

— ISL Prontoの場合、会話内容の履歴をチャット参加者が見ることができます。記録として残るので、「遊びの使用」を防ぐ『抑止力』ともなる仕様です。

抑止力があるのなら、使えるかもしれません。

— オーシャンブリッジでも地震の時は在宅勤務となりましたが、社員間のコミュニケーションは、主にISL Prontoを使って行いました。

メールや携帯電話ではなく、チャットを使ったのですか?

— 電話だと複数で話せませんし、メールも返信待ちになって即時性が弱いですから。

なるほど。

ISL Prontoによる、在宅勤務時の勤怠管理 ~ 「それはアリかも」

— また、ISL Prontoを起動していると、画面左にチャット参加準備OKとなっている社員の名前が出ます。これにより「在宅勤務中の勤怠管理」ができます。

チャットツールに名前が表示されていることを「勤務中」と見なすわけですか。

— そうです。

チャットで話しかけて、反応がないようなら、「あれ、この人、在宅勤務のふりして、実は昼寝しているのじゃないかな」とみんなに疑われる、ということですね。

— そんなかんじです。一つの抑止力、目安になります。終業時刻になったら、「ISL Pronto上で挨拶してオフにして勤務終了」というイメージです。

そういう使い方ができるのなら、チャットもいいかもしれないですね。

ISL Groop、Zyncroへの感想 ~ 「企業内クローズドなソーシャルツールが欲しい」

— 続いてISL Groop、こちらはパワーポイントの共有閲覧も可能な簡易Web会議システムです。「企業内クローズドなSkype」のようなものです。

「企業内クローズド」というのは良いですね。実は、ウチはSkypeについては、新潟と東京のオフィスの様子を常時Skypeで映像中継し合うなど、ヘビーユーザーです。顧問先との会話にもSkypeをよく使います。しかしSkypeは、インターネットツールの特性として「オープンすぎる」点に、少々困っています。自分とスタッフで内部の会話をしている場合でも、自分が「オンライン」であることは社外にも分かってしまうので、顧問先が話し掛けてきて、仕事が中断されるなどの弊害があります。「企業内クローズド」なら、その弊害が解決できそうです。

— その他、まもなく企業向けのソーシャルコラボレーションツール「Zyncro」も発売します。企業向けツイッター&Dropbox的なツールです。

ウチでも昔、Twitterを業務連絡に使おうとしたことがあります。でも結局、社員が本当に仕事に関係のない「つぶやき」を始めてしまったので、使用をとりやめました。このようにソーシャルツールの業務使用には、自由の意味をはき違えた社員が「遊び始めてしまう」という副作用が伴います。オーシャンブリッジのような企業向けシステムの会社が、そういう弊害を解決するソフトを出してくれるのなら、良い話です。

— ありがとうございます。エーアンドパートナーズさんには、これからもISL Onlineの良きヘビーユーザーとして、製品改善のための厳しいご意見をいただければ幸いです。

いえいえ、これからもがんばってください。

— 今日はありがとうございました。


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